10 questions des répondants TIC

Julie Beaupré primaire, Répondants TIC, secondaire Écrire un commentaire  

Le 7 avril dernier, lors de la rencontre des répondants TIC du primaire, une dizaine de questions a été posée. Voici les réponses.

***1

Les enseignants qui ont des documents de travail sur le K devraient-ils migrer sur Sharepoint ou sur OneDrive? Comment les aider à départager ces deux services?

Réponse des CP TICE :

On peut laisser les documents sur le K. Il n’y a pas d’urgence à transférer maintenant. Les transferts seront plus faciles lorsque les postes pédagogiques seront migrés Office en 2016.

Quant aux deux services :

  • Sharepoint : C’est la direction de l’école qui est responsable des communautés SharePoint de son école. L’enseignant ne peut se créer de communautés dans cet environnement. Il peut cependant créer des groupes de travail sur OneDrive, lesquels contiennent un espace pour un dépôt de fichiers.
  • OneDrive : Chaque membre du personnel et les élèves de la CSDA ont un espace alloué pour le dépôt de fichiers.

Réponse des TI:

Les documents qui se trouvent sur le lecteur K resteront à cet endroit encore quelques années.

  • Avantage: vous êtes assurés que nous gardons une copie de ces documents en sauvegarde.
  • Désavantage: il n’est pas possible d’accéder aux documents placés sur le lecteur K si nous ne sommes pas sur le réseau de la CSDA (à moins d’utiliser une connexion VPN avec une clé RSA à 250$).

 Nous croyons qu’il est préférable de se partager des documents via des groupes SharePoint ou des communautés, car cela est plus pratique. On peut accéder aux documents, peu importe où nous sommes à la seule condition d’avoir un accès Internet. De plus, avec les groupes SharePoint on peut décider avec qui nous partageons nos documents.

***2

Les enseignants qui utilisent Publisher doivent-ils abandonner l’espoir de trouver leur logiciel dans O365?

Réponse des CP TICE:

Bien qu’il ne soit pas possible de convertir les documents déjà créés, Canva permet de créer des fichiers visuellement intéressants.

Réponse des TI:

Difficile de dire. Nous avons cherché sur le Web et rien qui laisse présager que cet outil sera un jour disponible en mode Web. Toutefois, comme vous le savez probablement, il existe toujours une version lourde payante.

***3

Les enseignants sont confus par l’offre d’agenda. Par exemple, ils ont un calendrier partagé pour faire la réservation de tablettes. Ils en ont un autre pour l’école en plus d’en avoir un personnel. Comment démêler la confusion?

Réponse des CP TICE :

À la base, chaque enseignant a un calendrier personnel qui apparait à l’affichage de la tuile « Calendrier ». C’est celui qui apparait par défaut dans l’espace de droite. D’autres calendriers peuvent être affichés dans l’espace de droite, juxtaposé à votre calendrier personnel. C’est notamment le cas de calendriers qui vous sont partagés (par votre école, par groupe auquel vous appartenez).

Réponse des TI:

Nous comprenons très bien la confusion. Nous avons rencontré une entreprise qui vend un produit intéressant qui permet d’avoir des calendriers partagés. Nous souhaiterions utiliser le même outil au regard des calendriers pour la réservation de salle, des iPad ou d’équipement, et ce, à travers toute la commission scolaire. Nous attendons des prix et souhaitons trouver une solution plus conviviale.

***4

Quand on crée un groupe, est-ce que le contenu va dans une communauté SharePoint?

Réponse des CP TICE :

On suggère de créer le groupe dans O365 et de gérer le groupe à cet endroit.

Réponse des TI:

Oui et non. Au niveau technique, en arrière-plan, c’est une communauté SharePoint qui est créée. Toutefois, en créant vous-mêmes des groupes par Office365, vous avez le contrôle complet sur cet espace de travail: vous pouvez l’administrer comme vous voulez et y inviter les gens que vous voulez. 

***5

Les enseignants utilisent les adresses SYMPA. Or elles pointent encore sur educsa.org. Est-ce normal?

Réponse des TI:

Excellente question. Nous avons retiré les courriels @educsa.org et @csaffluents.qc.ca dans le but de ne plus soutenir plusieurs domaines et afin de restreindre l’arrivée des pourriels. Toutefois, certaines adresses sont encore utilisées. Les domaines nous appartiennent toujours et nous resterons propriétaires de ces domaines encore quelques années.

Pour ce qui est des listes SYMPA, nous espérons trouver un système qui pourra les remplacer sous peu.

Pour ce qui est de la communication avec les parents, ces listes sont encore très utiles. Toutefois, plusieurs de ces listes existent aussi dans notre infrastructure @csda.ca et nous souhaitons que les gens utilisent les listes @csda.ca, car elles sont plus précises au niveau de leur contenu.

***6

Qu’en est-il de Yammer? Est-ce maintenant ouvert? Est-ce qu’on peut l’utiliser comme « Facebook de classe »?

Réponse des TI:

Nous ne sommes pas fermés à utiliser Yammer. Nous croyons que nous devrions relancer ce débat et faire des essais pilotes dans certaines écoles. C’est un outil de communication comme les autres et, une fois bien utilisé, ça peut être excellent.

***7

À quand la fin de vie du BV?

Réponse des CP TICE :

Le BV ne sera plus disponible au 1er juillet 2017. Notamment, l’accès au H ne sera plus possible depuis la maison par cet accès Web (il le sera toutefois depuis l’école). Pour accéder à leurs données à l’extérieur de l’école, les enseignants sont invités à les transférer sur une clé USB ou un disque dur ou sur OneDrive.

Réponse des TI:

Le H restera disponible tel qu’on le connait. Toutefois, il ne sera plus possible d’y accéder depuis une page Web comme il était possible de le faire sur le BV. Nous conseillons fortement l’utilisation de OneDrive au lieu du H, mais les deux sont bons. Sur le répertoire H, on peut y stocker 20 gigs, alors que sur le OneDrive on peut y enregistrer 1024 gigs. On peut également y avoir accès de partout dans le monde et sur n’importe quel appareil.

***8

Écho : est-ce que cette solution perdurera? Y aura-t-il des capsules de formation?

Réponse des TI:

Un courriel intitulé « Précisions sur le portail ÉCHO » a été envoyé à tous les enseignants le 11 avril dernier. En résumé, « Nous continuerons à utiliser le portail dans sa forme actuelle et à le rendre disponible à notre communauté éducative pour plusieurs années encore. »

Réponse des CP TICE :

Il y a 11 capsules de formation. On les trouve dans l’onglet ressources du portail Écho. On les trouve aussi dans SharePoint / Communautés / STI / Soutien portail écho.

***9

Pour la création d’un groupe, est-ce possible d’inscrire une listes SYMPA?

Réponse des TI:

Il n’est pas possible d’utiliser une liste SYMPA pour créer un groupe dans O365. Par contre, cet aspect d’Office 365 évolue rapidement. Il est maintenant possible d’inviter des gens de l’externe à notre environnement.

***10

Jusqu’à quel point notre dossier One Drive est confidentiel?  Peut-on y transférer des photos personnelles sans que quiconque ne puisse les voir?

Réponse des TI:

Microsoft s’engage à ne pas utiliser les données à des fins commerciales. Toutefois, un pirate pourrait quand même y arriver.

Vous êtes les seuls à avoir accès aux documents sur  OneDrive.  Par contre, à la CSDA, 3 personnes ont accès à tous les espaces OneDrive du personnel. Toutefois, ils ne regardent pas les documents à moins qu’une enquête soit demandée par la CSDA.

Il faut faire attention pour ne pas partager de photos personnelles avec d’autres personnes. Nous n’avons pas encore de politique officielle à cet effet.

Source de l’image: Image du domaine public, Pixabay

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